Même quand ses fonctionnalités sont extrêmement complètes, il peut devenir nécessaire d'écrire de longues séquences de programmation si l'institution ne veut pas modifier son mode de fonctionnement et ses conventions comptables. Considérons, à titre d'exemple, le cas d'une institution de microfinance d'Amérique latine qui a contracté des emprunts en dollars auprès d'investisseurs internationaux et de banques de développement. Cette opération est fortement déconseillée car elle a pour effet de masquer le caractère douteux des créances en cause. FABRE Frangoise Rapport de stage - DESSID page 2 Septembre 1995 MISE EN PLACE D'UN SYSTEME INFORMATISE DE GESTION DE LMNFORMATION TECHNIQUE DU CETIAT Fran^oise Fabre RESUME: Une application permettant de gerer les rapports d'etudes a ete mise en place avec le systeme de gestion de bases de donnees ACCESS 2.0, dans le cadre de 1'informatisation de la L'élaboration du système de micro-crédit de la FAO a pris près de 10 ans, ce qui a évité aux utilisateurs de se heurter à de graves problèmes opérationnels. Les institutions qui suivent l'impact de leurs opérations sur leur clientèle peuvent utiliser les informations recueillies dans les demandes de prêt ou envoyer des questionnaires à un échantillon de clients. Considérons, par exemple, une institution qui se sert des montants déposés à court terme par ses clients pour financer des crédits à douze mois. Toutefois, ils ne tiennent pas compte du fait que les produits de l'entreprise peuvent résulter de subventions ou provenir de ses opérations, que les emprunts qu'elle a contractés peuvent être bonifiés ou aux conditions du marché, ou encore que l'institution peut bénéficier d'une aide en nature. La gestion de l'information a pour but essentiel et primordial de permettre à diverses personnes de, Un système d'information de gestion est une série de procédures et d'actions effectuées pour saisir des données brutes, les transformer en information utilisable et transmettre cette information aux utilisateurs sous une forme adaptée à leurs besoins, Une institution de microfinance utilise en général deux principaux systèmes : un système de comptabilité et un système de suivi du portefeuille. Il est possible de conclure un contrat de maintenance qui couvre l'apport de modifications et les mises à niveau. ouverture d'un compte d'épargne L’une des principales missions du groupe de travail : déterminer jusqu’où doit aller l’informatisation. Elles sont tellement grandes qu'elles peuvent généralement justifier le coût d'une modification substantielle de leur système d'information de gestion ? Les programmeurs modifient le code source dans leur copie, rement exécutée, et paralyse un système qui semblait puis recompilent le programme pour fournir au client une noufonctionner correctement (par exemple, en fin d'exer- velle version exécutable. Les institutions ne peuvent bien sûr pas prévenir toutes ces éventualités, mais elles peuvent éviter de perdre trop de données en sauvegardant fréquemment leurs informations, en les stockant dans un endroit sûr et en utilisant les options du menu qui leur permettent de recréer les fichiers d'information ou de réparer les tables. Une base de données se compose de cinq éléments informatiques : tables, formulaires, requêtes, fiches et commandes de programmation. Il est néanmoins tout à fait possible à une institution de microfinance d'utiliser un seul ordinateur pour stocker les transactions relatives aux comptes de ses clients et les soldes de 1 000 à 2 000 prêts actifs, et c'est la solution que devraient normalement retenir les agences dont le volume d'opérations est limité. un certain langage de programmation ou préconiser un, ? 11. R. A. J. Roberts                                     Pekka Hussi. En outre, ni les agents de crédit, ni les dirigeants ne pouvaient obtenir de rapports leur permettant de gérer correctement un portefeuille de microcrédits à versements hebdomadaires. Il examine les informations relatives à chaque emprunteur, et génère un relevé des montants remboursés par tranches sur une base quotidienne et mensuelle, suit les opérations traitées chaque mois et les activités de clôture en fin d'exercice. Les institutions de microfinance qui diffèrent de cet exemple de par leur taille, leur structure, ou les services qu'elles offrent, seront manifestement contraintes de préparer des rapports quelque peu différents (voir l’encadré 3.4, page 39). Si le système franchit cette première étape, l'institution et la société de services et d'ingénierie informatique doivent alors se pencher sur la question de la compatibilité du système (section 5.2.1). accepter que le système ne réponde qu'à 80-90 % de ses besoins ; plus elle sera exigeante, plus le système sera complexe et moins il aura de chances de fonctionner sans problèmes ; ? READ PAPER. La FECECAM est un réseau mutualiste béninois constituée de 90 caisses d'épargne et de crédit agricole. Il est courant, mais rarement souhaitable, d'utiliser le taux d'inflation à cette fin.L'utilité que revêt le taux de base ou le taux interbancaire en tant que variable de remplacement du coût que devra assumer une institution pour se procurer des ressources sur le marché dépend des plans de l'institution et du cadre dans lequel elle opère. Le MULTIPLICATEUR DES FONDS PROPRES représente le « levier » de l'institution. Lorsqu'il reçoit un versement, l'employé remplit un récépissé, et les informations qu'il y porte sont entrées ultérieurement dans l'ordinateur. Il est important de définir les résultats souhaités : dans quelle voie l'institution s'engage-t-elle, et comment saura-t-elle qu'elle a atteint son objectif ? SIGE Système d’information pour la gestion de l’éducation STT Système de traitement transactionnel UA Union africaine UNESCO Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture URS Cahier des charges. être nécessaire d'organiser les mêmes informations par catégorie. ? De quelle manière les produits financiers devraient-ils évoluer ? ? Un rapport sur les clients en retard indique à l'agent de crédit à quels clients il lui faut rendre visite. Le journal des opérations et les livres comptables sont des composantes d'un système complexe et vaste, établi en vue de contrôler la situation des fonds et d'en déterminer les origines et les emplois. Bon nombre des questions examinées auront permis de réduire l'éventail des possibilités. Ce rapport est présenté sous la forme habituellement utilisée par les institutions de microfinance, qui est celle qu'elles doivent utiliser à moins qu'elle ne soit pas conforme aux normes de comptabilité nationales. 5. Les montants en retard peuvent-ils être prélevés sur le compte d'épargne ? peuvent participer de manière constructive aux activités de la structure. Le personnel de terrain se basera sur ce rapport avant de décider s'il approuvera un nouveau prêt ou de définir les mesures à prendre pour les prêts les plus en retard. Les informations portées dans les colonnes relatives à chacun des éléments décrivent l'élément en question. C'est le cas, par exemple, du dernier prêt de la liste (Cerreta). En sus de cet indicateur, une institution devrait suivre l'évolution des GROUPES. Rien n'empêche que le système personnalisé soit un système maison ; dans ce cas, l'institution possède le code source et est assurée d'avoir un appui technique, mais cela peut, à terme, lui revenir fort cher. S'il ne peut fournir le mot de passe correct, il ne peut pas entrer dans le système. et pour l'institution dans son ensemble est établie et examinée tous les mois. Compte de contrepartie représentant des provisions sur créances douteuses ou un amortissement cumulé. Il n'est pas difficile d'établir un diagramme de circulation de l'information. Des prêts improductifs peuvent continuer d'accumuler des intérêts qui ne seront jamais perçus, ce qui a pour effet de gonfler le revenu comptabilisé. Ces trois types de retraitement n'étant généralement pas recommandés par les pratiques comptables reconnues, ils sont réalisés en dehors du cadre du plan comptable et servent uniquement à générer le compte de résultat retraité et les indicateurs pertinents. La notion d'impact touche à une différence fondamentale entre les institutions de microfinance et les institutions financières commerciales ordinaires. Les cadres de direction, le personnel de terrain, les membres du conseil d'administration et les responsables du système d'information sont rarement au fait de tous les besoins de leur institution : même s'ils savent qu'il est nécessaire de surveiller certains indicateurs clés ? Les institutions peuvent intégrer ce type d'analyse dans leurs rapports ou, mieux encore, l'exposer sous forme de graphiques, produits à intervalles réguliers (voir paragraphe 3.2. Pour les institutions de microfinance qui entreprennent de définir une structure, il est tout à fait recommandé de commencer par examiner la manière dont sont organisés les fichiers de l'un des logiciels disponibles sur le marché pour identifier les informations à fournir (une liste de logiciels de ce type figure à l'annexe 4). Joanna Ledgerwood et Kerri Moloney, Accounting : Facilitator's Guide et Finance : Study Guide, Calmeadow, 1996. Cela est particulièrement important lorsqu'il s'agit de comparer des institutions d'un même pays, ou plus délicat encore, de pays différents. tion consacrée aux modèles de rapports sur les portefeuilles de crédits pour une présentation utile et concise des rapports correspondants. Il est aussi possible de porter les données relatives aux principaux comptes sur un graphique pour tracer les tendances mensuelles. SHARE envisage d'installer un ordinateur Pentium dans chacune de ses agences pour décentraliser le système. Pour expliquer ce qu'est un modèle conceptuel de base de données, nous considérerons ici un simple système de suivi des prêts. Enfin, ce type de système ne permet pas facilement de procéder à une analyse statistique des tendances et de leurs causes. Elle peut aussi n'informatiser que les opérations passant par son siège, et continuer d'employer des systèmes manuels dans ses agences, soit parce qu'elle souhaite limiter ses coûts à leur niveau en évitant d'y employer des techniciens, soit parce que ces dernières souffrent de nombreuses coupures de courant ou que le volume de leurs activités est trop faible pour justifier leur automatisation. les remboursements inscrits au calendrier au titre des prêts en cours (qui peuvent être calculés par le système de portefeuille si celui-ci est informatisé), les remboursements au titre des prêts qui seront consentis pendant la période sur laquelle porte l'analyse (ce qui implique une estimation du nombre de prêts, de leur montant et de leur échéance), les répercussions des prêts non remboursés sur la situation des remboursements (qui peuvent être estimés sur la base des résultats antérieurs), et les facteurs saisonniers qui influent sur les remboursements (pouvant eux aussi être estimés sur la base des résultats antérieurs). Toutes les institutions de microfinance devraient constituer des provisions pour créances douteuses réalistes, qui donnent une image exacte à la fois du volume de leurs portefeuilles et de leurs coûts réels (puisque le retard de remboursement est un coût opérationnel). 5.1. La ligne 4 retraite les résultats nets de tous les postes d'exploitation autres que les liquidités, postes qui sont considérés comme des charges pour la période considérée mais ne donnent pas lieu à des sorties de liquidités. La plupart des systèmes de comptabilité ne permettent pas de tenir, pour les crédits en retard, un compte distinct dans lequel seraient inscrits les crédits en retard jusqu'à leur remboursement. On pourrait, par exemple, décider qu'une institution appliquant de rigoureux principes d'abandon de créances en retard depuis 30 jours a un portefeuille sain au seul vu de l'indicateur du PORTEFEUILLE À RISQUE, mais se faire une idée plus juste de la situation en considérant également le TAUX D’ABANDON DE CRÉANCES. Au fond de la pièce, les responsables du département du crédit, comme toujours occupés à faire face aux urgences, ne savent rien ou presque de la façon dont fonctionne leur service ni de la performance de leurs employés. Un programmeur de base de données a besoin d'un diagramme de circulation de l'information, indiquant où les données sont recueillies, transformées, utilisées pour, Bien conduite, la définition des besoins épargnera bien des ennuis et assurera le succès du processus tout entier, Principes directeurs et procédures ?comptabilité                                     Procédures de contrôle interne, ? Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success ? L'annexe 2 fournit des explications sur nombre de rubriques apparaissant dans ce rapport. qui doit prévenir toute perte de données ou d'informations par suite d'une erreur matérielle ou d'indexage, ou autre. Lorsque l’on établit le budget d’un système d’information de gestion ou que l’on compare les prix de différents systèmes, il est important de considérer le coût total, y compris celui de la maintenance et de l’appui technique. La version 5.0 d'un logiciel commercial sera beaucoup plus fiable qu'un logiciel maison ou élaboré localement. notamment la manière dont leurs versements sont imputés au remboursement du princi-. ? Même lorsqu'une institution utilise plusieurs ordinateurs, ceux-ci opèrent rarement en réseau. Dans quelles conditions un prêt est-il considéré comme en retard ? ? Est-il possible d'établir un lien entre le numéro de compte et le code du client ? Il existe des programmes de formation intensive organisés à l'intention des responsables d'agences, ainsi que des programmes de formation internationaux. Les prix varient énormément. ? Les données financières posent un problème plus important encore. ? Ce rapport permet au conseil d'administration de comparer les résultats obtenus aux montants budgétisés approuvés. tensifiera et, partant, favorisera les institutions de microfinance qui ont plus facilement et plus rapidement accès à l'information, les institutions éprouveront de plus en plus la nécessité de passer d'un système manuel à un système informatisé. La réponse aux deux premières questions dépend des coûts relatifs du système, de sa personnalisation, et de son adaptation aux principes directeurs et aux procédures de l'institution. Le premier problème tient simplement au volume des données à saisir. Combien de temps le système doit-il durer ? Les institutions qui dépendent du financement de bailleurs de fonds, dont le calendrier n'est pas toujours bien déterminé, doivent se doter de marges de liquidité confortables18.

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